Pentingnya Arsip Berkelanjutan pada Perusahaan

Arsip perusahaan merupakan bagian penting dari operasional dengan akses terbatas dan hanya diperuntukkan oleh staff tertentu. Dalam mempercayakan arsipnya, perusahaan seringkali menggunakan Jasa Penyimpanan Dokumen Arsip seperti Crown Records Management yang terbukti memiliki nilai keamanan yang lebih tinggi.

Lalu sebenarnya mengapa perusahaan perlu menyimpan arsip secara berkelanjutan? Tentu saja ada alasan penting terkait juga dengan keberlanjutan perusahaan di masa selanjutnya.

Dalam artikel ini, kami akan membahas hal tersebut, namun sebelum itu, yuk kita bahas pengertian arsip terlebih dahulu.

 

Apa Itu Arsip?

Arsip adalah kumpulan dari surat bersejarah yang berisi referensi primer tentang suatu individu ataupun organisasi dan disimpan untuk menunjukkan suatu fungsi individua tau organisasi.

Contoh dari arsip perusahaan adalah penghargaan perusahaan, surat tanah, akta notaris, surat keterangan pendirian, surat ijin operasional, dan lain sebagainya.

Sedangkan yang dimaksud dari arsip berkelanjutan artinya anda menyimpan arsip dengan aturan-aturan yang telah disesuaikan dengan manajemen penyimpanan arsip.

 

Pentingnya Arsip Keberlanjutan

Arsip yang disimpan dengan rapi akan menjadi asset keberlanjutan bagi perusahaan. Selain itu, dengan adanya arsip, operasional perusahaan juga akan dipermudah dengan berbagai manfaat yakni:

 

1. Syarat Hukum

Suatu perusahaan tentu akan berhubungan dengan hukum suatu hari nanti. Entah dalam kepengurusan surat ijin, surat keterangan, ataupun lainnya. Arsip akan menyimpan seluruh perjalanan sejarah perusahaan sehingga bisa digunakan untuk persyaratan hukum kedepannya.

 

Arsip sebagai bukti kredibilitas suatu perusahaan. Tanpa adanya arsip, perusahaan akan dinilai tidak terpercaya dimata hukum dan tentunya hal ini akan mempengaruhi reputasi perusahaan.

 

2. Meningkatkan Perkembangan

Dengan arsip berkelanjutan, perusahaan bisa menganalisis sejarah perkembangan dari awal berdirinya hingga di masa sekarang. Dari analisis yang dilakukan, perusahaan tentu akan menemukan adanya masalah.

 

Dari arsip, akan diketahui bagaimana perusahaan menangani masalah. Hal ini akan dijadikan evaluasi perusahaan kedepannya agar lebih berhati-hati. Dengan demikian, perkembangan perusahaan juga akan lebih meningkat cepat.

 

3. Menjalin Relasi

Dalam arsip yang disimpan, tentu ada kontak orang-orang yang pernah berhubungan dengan perusahaan. Melalui arsip daftar kontak klien, hal ini bisa digunakan kembali dalam upaya mempromosikan perusahaan.

 

Tentu promosi akan lebih mudah dilakukan pada mereka yang sudah mengenal perusahaan sejak lama dibandingkan dengan pelanggan baru. Menjalin relasi ini menjadi penting dan sebuah keharusan.

 

4. Dokumentasi Perusahaan

Arsip adalah sejarah perusahaan. Arsip bisa dijadikan sebagai dokumen pendukung perusahaan. Dilakukannya arsip berkelanjutan juga sebagai upaya mencegah kerusakan atau kehilangan dokumen.

 

Tanpa adanya arsip keberlanjutan, dokumen akan tercecer dan berantakan sehingga perusahaan juga akan kesulitan dalam menemukan arsip yang dituju.

 

5. Mempermudah Kinerja

Arsip berkelanjutan yang ditata akan membuat pekerjaan menjadi lebih cepat selesai. Aktivitas kerja akan lebih sederhana dengan sistem pemeliharaan arsip ini. Arsip juga membantu dalam mendokumentasikan kebijakan atau transaksi secara lengkap dan akurat.

 

Sudahkah perusahaan anda menggunakan manajemen penyimpanan arsip yang benar? Jika belum, segera lakukan pembaharuan agar arsip anda menjadi aman dan terjaga.

 

 

Tweet

Subscribe to receive free email updates: